الأرشفة الإلكترونية

الأرشفة الإلكترونية

يُعرف الأرشيف التقليدي بأنه مجموعة من الملفات أو المستندات أو الوثائق المحفوظة بطريقة تصنيف معينة لغرض الرجوع إليها عند الحاجة، ويتم تنظيم الملفات وحفظها واسترجاعها يدوياً. ويحتل قسم الأرشيف في كل جهة حكومية حيزاً مكانياً كبيراً بحيث أصبح يشكل عبئاً على الجهات الحكومية ويستنزف الكثير من المال والوقت والجهد، ويستقطب عدداً من الموظفين تكون الجهات الحكومية في أشد الحاجة لخدماتهم في أقسامها وإدارتها الأخرى المختلفة .
في عصر المعلوماتية ذوي التطبيقات المتعددة، ظهرت الأرشفة الإلكترونية كتطبيق معلوماتي جديد، يقوم على أساس تخزين الملفات والمستندات عن طريق الماسح الضوئي والتقنيات الحديثة وحفظها كوحدة متكاملة ومترابطة وبأسلوب يتناسب مع أهمية المستند ومحتوياته وطريقة إسترجاعه .وتهدف الأرشفة الإلكترونية إلى حفظ الملفات وتخزينها واسترجاعها بطريقة آلية سهلة ومرنة.

ومميزات الأرشفة الإلكترونية كثيرة ومتعددة منها، حماية الملفات والوثائق من الضياع والتلف وهذا كثيراً ما يحدث في الأرشيف التقليدي، وإمكانية البحث عن أي ملف أو مستند بأكثر من طريقة مثلاً، عن طريق الاسم أو الرقم أو الموضوع أو غيره، وكذلك الاسترجاع السريع والمباشر لأي ملف أو مستند بطريقة سهلة ومرنة، وسهولة عمليات البحث والاسترجاع لأي مستند، وأيضاً إمكانية تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها.

يعد الأرشيف الإلكتروني وسيلة عمل مهمة لأي مؤسسة أو منشأة، نظراً للفوائد الكبيرة التي تحقق من خلاله، كتوفير الحيز المكاني الذي يشغله الأرشيف التقليدي،وإمكانية ربط أجزاء المؤسسة مع بعضها البعض مهما تباعدت فروعها، والرفع من أداء المؤسسات لذا فقد أصبح لزاماً على كل مؤسسة أو منشأة حكومية كانت أو خاصة أن تواكب العصر وتحول إلى الأرشفة الإلكترونية، وذلك تحقيقاً لمصلحتها ومصالح مستفيديها

حمل الملف