نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية






مواصفات نظام الآرك دوكس

يتألف الآرك دوكس من عدة نظم فرعية يتم تطبيقها وربطها مع بعضها البعض عبرالشبكة، الإنترانت/الإنترنت حسب الحاجة، لتشكل حلاً متكاملاً أو جزئياً يلبي متطلبات المؤسسة، مع إمكانية دمج، إعداد وتوسيع تطبيقات وخيارات البرامج المستخدمة  لتلائم متطلبات العمل. (عمليات أتمتة، مسار عمل، مسح  الصور، إنشاء و تعديل محتوياتها،  تقديم خدمات إدارة الوثائق وطباعتها.

 

المسح: هو برنامج مسح بقدرات مهنية وإمكانيات إحترافية، لتحويل الورق والمستندات إلى صورعن طريق المسح الضوئي أو التصوير بخواص تحرير و“إعداد سريع“ على مستوى الصفحة والوثيقة.

 

ويقوم بإدارة عملية المسح وإدخال صور الوثائق بالإضافة إلى تحريرها والتحكم بنوعية صورها ومعالجتها وعرضها.  وهو مدمج مع نظام إدارة الوثائق ويتعامل مع أرشيف البيانات لتنفيذ عمليات التخزين، الاسترجاع، الإضافة، الاستبدال والبحث بطرق سهلة وسريعة.  كما يمكن استيراد الوثائق من ملفات الـ PDF  والصور. وباستخدام برنامج المسح تستطيع إنشاء وثائق ذات صفحات متعددة بمختلف الصيغ والتنسيقات، ومن ثـَمَّ طباعتها، حفظها، أو حتى تحويلها إلى صيغ ملفات أخرى. كما يدعم ميزة ”السحب والإفلات “drag and drop  بشكل مباشر لتسهيل عملية إنشاء وترتيب صفحات الوثائق. وبإمكانه أيضا حفظ صور متنوعة الأحجام والألوان والأنماط كـالأبيض والأسود والملون والرمادي جميعها في وثيقة واحدة مما يقلل من مساحة التخزين، مع حفظ نوعية ودقة الصورة لكل صفحة . ومن مزاياه أيضا:

 

ثنائي اللغة في واجهات التطبيق وعمليات الإدخال

عرض متعدد للوثائق مع إمكانية عرض عدة وثائق في آن واحد.

الدعم الكامل لأوراق وصفحات مختلفة الأحجام، عمق الألوان، الأنماط، والدقة ضمن الملف الواحد.

إمكانيات متعددة لعرض الصفحة الواحدة (عرض الصفحة، إحتواء كامل، حجم حقيقي، تحجيم  1 % - 1600%).

عدسة مكبرة للمساعدة والسرعة في المعالجة والتنقية مع إمكانية التحكم بنسبة التكبير.

دعم مباشر لفتح وحفظ ملفات (TIFF، PDF، ZIP، RAR،GIF، Jpeg، Bmp، Text، Word، Excel، PowerPoint،)

طرق مبسطة للإدخال والمسح مع دعم لأعمال الرزم في الإدخال والمعالجة.

التحكم بالنوعية، ومعالجة  الصورة وتصحيحها أثناء العرض.

التحكم بتحسين الصورة والعرض، الألوان النصفية، ملون على ملون،أبيض على أسود.

التحكم بعمق اللون وتعديل نوعية لون الصورة من/إلى أبيض و أسود، رمادي، ملون ...

أداة النص ووضع الملاحظات ( القلم، الممحاة، الختم ) كجزء من الصورة.

دعم الباركود Barcode

إمكانية الربط مع أي ماسح يتبع نظم الدعم العالمية بواسطة Twain أبيض وأسود/ رمادي/ ملون، جهة واحدة أو جهتينSimplex، Duplex  و كل أحجام الأوراق القياسية  A0 – A4 الملقم الآلي.

خاصية مسح الرزم والمسح بمراحل مع التقسيم عبر استخدام صفحات فاصلة.

مرونة في إنشاء الملفات والملفات الفرعية وإلى أربع مستويات، مع خاصية توزيع الوثائق على الملفات المعنية أثناء عملية المسح ودون تدخل بشري.

تحكم كامل في خيارات الطباعة المتخصصة على مستوى الوثيقة أو الصفحات

دعم الطابعات السريعة مثل Heidelberg 9110/9150 Canon iR110/150

دعم التشغيل لـ   Windows 2008/2003/XP/Vista/Windows 10

 

النسخ: يستخدم برنامج النسخ نموذج الناسخة لإعادة إنشاء الوثائق بطرق متعددة لأرشيف البيانات.  وذلك عبر تحديد المصدر والمخرج ويتضمن معالج صور للقيام بعمليات عدة كالدمج والتنسيق. وبتحديد المخرج، يمكن للبرنامج النسخ عن طريق القيام بعملية المسح/النسخ المباشر إلى الأرشيف. يقوم برنامج النسخ بوصل ماسحة أو عدة ماسحات إلى أي مخرج أو جهاز تم إعداده أو تعريفه كطابعة مع نظام التشغيل Windows. بما في ذلك الطابعات العادية،، أرشيف البيانات، محولات الملفات مثل Adobe PDF.

 

وبتحديد المصدر والمخرج وإعداد متطلبات النسخ بنقر زر الطباعة، يقوم برنامج النسخ بتذكر جميع الإعدادات من الإستخدامات السابقة مما يسهل عملية الإعداد للنسخ التالي، ويقوم بعرض الإعدادات وإمكانيات التنسيق للورق والصفحات بما يتناسب مع الماسحات والطابعات المستخدمة .

 

ومن الإستخدامات الواسعة لبرنامج النسخ هي الأرشفة المباشرة إلى الارك دوكس حيث يتم إضافة معلومات سريعة إلى الوثائق الممسوحة، ومن ثَمّ إضافتها إلى الأرشيف لتصبح ضمن الأرشيف. طباعة الكتيب ودمج الصور فإن تطبيق النسخ يقدم قدرات احترافية عالية وخيارات متنوعة لتنسيق الطباعة . ويتم عرض جميع الخيارات والإعدادات على جميع المستويات بما يتناسب مع الماسحات والطابعات المحددة. ومن مزايا النسخ:

 

سرعة و سهولة في الإستخدام وهو شبيه بالناسخة Copier

يمكن وصل أي ماسحة/ ماسحات بأي مخرج (طابعة، ملف، أرشيف)

حفظ مباشر وسريع للوثائق الممسوحة

نسخ من الماسحة إلى أرشيف البيانات.

خيارات عالية للتحكم بالطباعة

طباعة متخصصة مع دعم الطابعات السريعة كـHeidelberg Digimaster 9110/9150 Canon iR110/iR150

تنسيق الوثائق ككتيبات

دمج الصور

دعم التشغيل لـ   Windows 2008/2003/XP/Vista/Windows7

إدارة الوثائق: هو نظام إدارة وأرشفة وثائق ومعلومات هرمي يحتوي على طباعة، عرض، وتعديل المعلومات. ويتمتع بالقدرة على تخزين أي نوع من الملفات، ومن ثمّ الاستعلام والبحث عنها واسترجاعها. إضافة إلى تصنيف الوثائق وتشكيلها وترتيبها هرميا بما يتناسب مع بيئة العمل وبعدة أنواع (وثائق - مجلدات).

يدعم نظام إدارة الوثائق ملفات الصور والوسائط المتعددة (Multi-Media).  ويتم تخزين الملفات واسترجاعها بتنسيقها الأصلي دون الحاجة إلى القيام بأي تعديل.  وهذا يعني أنه يمكن تفعيل البرنامج المسؤول عن فتح المستند المرتبط به عند طلب عرضه أو استرجاعه من نظام آرك دوكس لأرشفة الوثائق.

توفر واجهات ونوافذ البحث من برنامج الوثائق طرق بحث سهلة لإيجاد أي وثيقة أو وثائق متعددة وصولا إلى عناصر البنية الهرمية للقيام بتطبيقات عدة عليها. كما أن برنامج الوثائق مدمج مع جميع برامج آرك دوكس وبرامجMicrosoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook)، حيث يقوم بالتعامل مع صيغة الملفات الأساسية و تنسيقها الأصلي ضمن حزمة برامج Microsoft Office.

إن نموذج الوصول الآمن في حزمة برامج الآرك دوكس يمكّن إدارة الأرشيف وقواعد البيانات بعدة مستويات من الصلاحيات (مستوى المستخدم /Userالمجموعة Group)، كما يمكن إضافة عدد غير محدود من المستخدمين أو المجموعات، ومنح الصلاحيات وحق الوصول إلى جميع محتويات ونماذج البنية الهرمية المنشاة بأنواعها (وثيقة - مجلد). وتتكون الصلاحيات من عدة أوامر منها:(عدم السماح بالوصول، قراءة فقط، قراءة و كتابة و صلاحيات الإدارة...). ومن مزايا إدارة الوثائق:

نظام أرشيف وثائق  متقدم يعتمد على قواعد البيانات

(Microsoft SQL Server / Oracle) وInternet Information Server.

بنية ديناميكية ذات أسس تواصل مفتوحة لدعم جميع البرمجيات، وأعداد كبيرة من المستخدمين.

تصميم هرمي متحول يعتمد بنية النماذج على أربعة مستويات وثائق / مجلدات.

واجهات عمل سهلة الاستخدام، فهرسة سريعة وفعّالة، تصنيف سهل للوثائق طبقا للمتطلبات.

مدمج مع جميع برمجيات  MS-Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook)

دعم أنواع الملفات بجميع أحجامها وصيغها، بما في ذلك النصية والملفات الجاهزة للطباعة (الوثائق المصورة).

أدوات تحكم كامل و دعم مباشر لإعداد، تصميم، إنشاء وتخزين قاعدة البيانات، النماذج والخواص يتيح بناء الأرشيف وبنيته الهرمية طبقا للواقع الميداني.

دعم باللغة العربية والإنكليزية لعمليات الإدخال، الجداول والحقول

تحكم سهل ومرن في صلاحيات المستخدمين والمجموعات وأمان  وسرية الأرشيف

تحكم كامل بالمستخدمين، المجموعات، صلاحيات الأرشيف والنماذج، صلاحيات الوثائق على مستوى الوثيقة الواحدة (إضافة - تصدير – طباعة – تعديل – حذف - بحث).

تحكم كامل وسهل لعمليات البحث والعرض والإدخال

عرض مباشر وبشكل مصغر (Thumbnail) لملفات الأرشيف دون الحاجة إلى فتحها أو استخدام برمجيات إضافية.

نظام الوثائق المعدلة لكل أنواع الملفات والوثائق، مع الحفاظ على البنية الهرمية والنسخ الأصلية لملفات الوثائق.

امكانية تنفيذ جميع أنواع التطبيقات على الوثائق.

قدرات بحث احترافية عالية الدقة وعلى جميع مستويات الهرم.

دعم أنماط ومعايير البحث المختلفة.

واجهه موحده للبحث ضمن جميع مستويات الهرم (وثائق/مجلدات) مع توظيف النماذج و الخواص.

خاصية الإكمال التلقائي لتسهيل عمليات الإدخال.

دعم لإنشاء عمليات ومسارات عمل تلائم برمجيات البيانات (ذات البنية المفتوحة والمركزية).

دعم نظم التشغيل لـ

Windows 2008/2003/XP Pro/XP/Vista/Windows7 .

الطباعة: يعتبر برنامج الطباعة مديرا لعمليات الطباعة المتطورة.  حيث يقوم بالوصول إلى وطباعة الوثائق من الأرشيف مباشرةً. فبعد البحث عن وثائق أو مجلدات محددة في أرشيف الوثائق، يمكن تصديرها إلى قائمة أعمال الطباعة كصفحات أو كتب على الترتيب.  وكذلك الأمر، فإنه بالإمكان استيراد الصفحات والكتب التي يتم إنشاؤها في برنامج الطباعة كوثائق ومجلدات في برنامج إدارة الوثائق على الترتيب. كما يقوم بحفظ الملفات كصور بصيغة  Tiffويعمل كبرنامج جهاز طابعة.

 

يقوم برنامج الطباعة بإدارة الطباعة ومراقبتها، وهو برنامج يعمل على أسس نظام Client/Server متخصص بعمليات الطباعة عند الطلب لوثائق معدة للطباعة. كما يتضمن معالج طباعة بسرعة فائقة وقدرات عالية لطباعة ومعالجة الصور. ويتميز بأنه مدمج مع أرشيف الارك دوكس ويتيح عرض وتعديل الوثائق قبل طباعتها. وتنفيذ عمليات الطباعة محليا.

 

كما يتمتع برنامج الطباعة بميزات فريدة في تشكيل وبناء الصفحات وتنسيقها على الورق وهي عمليات منفصلة عن الطابعات ومواصفاتها. فعلى سبيل المثال، كثير من أجهزة الطباعة المتقدمة تملك القدرة على إنشاء الكتيبات. إنشاء عمليات طباعة جديدة، طباعة أو تعديل عمليات موجودة

اختيار أي طابعة على الشبكة وتحديد إعدادات عمليات الطباعة.

مراقبة وإدارة الطباعة (إلغاء، حذف، إعادة إرسال)

عرض، بحث، طباعة، من الأرشيف.

تطبيقات وخدمات الطباعة المتخصصة على مستوى الوثيقة وعلى مستوى صفحات الوثيقة.

طباعة متخصصة مع دعم الطابعات السريعة كـ

Heidelberg Digimaster 9110/9150 Canon iR110/iR150

دعم اللغة العربية والإنكليزية لعمليات الإدخال

دعم نظم التشغيل لـ Windows 2008/2003/XP/Vista/Windows10