إدارة الفنادق والشقق المفروشة






إدارة الفنادق والشقق المفروشة

 

1- المميزات الفنية:

 

  • يعمل ضمن بيئة مايكروسوفت ويندوز، و يستطيع استخدامه أكثر من مستخدم في نفس الوقت.
  • متوفر باللغة العربية و الانكليزية والفرنسية و يمكن تحويله إلى أي لغة يرغب بها المستخدم مما يجعله برنامج مرن في النواحي الفنية و التقنية بالنسبة للمستخدم.
  • يستخدم البرنامج قاعدة بيانات MICROSOFT SQL SERVER و هي من أقوي قواعد البيانات العالمية. فهي تمتاز بقوتها من ناحية الأمان و السرعة في العمل.
  • يعمل البرنامج على شبكة عمل محلية LAN في نظام Workgroup أوDomain أو شبكة عمل موسعة WAN عن طريق الانترنت أو أي طرق اتصال آخر مثل LEASED LINE أو VPN .
  • يمتاز البرنامج بإمكانية فتح أكثر من شركة أو مؤسسة و يمكن أن تكون منفصلة عن بعضها في الميزانية و النزلاء و شجرة الحسابات.
  • إمكانية تعديل محتويات التقارير مع توفر النسخ الاحتياطي الآلي وفقاً لتحديدات مدير النظام، وبالإضافة لذلك مرفق مع البرنامج أدوات الصيانة الخاصة بالملفات بحيث يمكن صيانة الملفات من حين لآخر دون تدخل قسم الدعم الفني حيث تقوم هذه الأدوات بتدقيق البيانات والتاكد من صحتها وسلامتها وتعمل علي تصحيح الأخطاء.
  • إمكانية إضافة التراخيص (البلدية – الدفاع المدني – الخ ..) والسجلات التجارية مع تواريخ إصدارها وتواريخ نهايتها.
  • يدعم البرنامج التاريخين الهجري والميلادي.

2- إدارة البناء والفروع:

 

  • مرونة في إدخال الفندق أو الشقة المفروشة بشكل حر و مطابق للواقع من حيث الإدارة و عدد الأدوار, و عدد الشقق في كل طابق و ذلك من خلال نافذة توضيحية تظهر البناء بشكل واقعي.
  • تعريف و إدارة عدد غير محدود من الأبنية والفروع، و الحصول على تقارير لبناء أو فرع محدد و إجمالي لجميع الأبنية أو الفروع.

3- إدارة الغرف و الشقق والأجنحة:

 

  •  تسجيل معلومات تفصيلية لكل شقة كالمساحة وعدد الغرف وعدد الحمامات والشرفات وعداد الماء و الكهرباء ورقم الهاتف، مع إمكانية تخزين صور لها وإضافة الحد الأعلى والحد الأدنى للإيجار لعدم تجاوزه من قبل موظف الاستقبال.
  • ربط أكثر من وحدة معا حتى يتم تشكيل وحدة أكبر كربط غرفتين ليتم تشكيل جناح وعمل عقد ايجار واحد.
  • ترميز مواسم السنة المختلفة وتحديد الأسعار بشكل مسبق لكل موسم وكذلك إمكانية تغير أسعار إيجارات الغرف بشكل آلي وأخذ تقرير عن تبديلات الأسعار ضمن فترة معينة.
  •  إمكانية تحديد ساعات بداية اليوم ونهاية اليوم وكذلك الساعة التي يتم فيها إجراء الاحتساب الآلي للإيجار.
  • يتم تحديث حالة غرفة وتفاصيل العميل يتم إضافتها تلقائياً إلى قاعدة البيانات في الفندق.

4- إدارة عقود الإيجار:

 

  • تسكين النزلاء بنظام يومي أوسبوعي او شهري أو سنوي أو حسب الاختيار مع تصفية العقد آلياً و إغلاقه, أو تحويله إلى الذمم والمستحقات.
  • إمكانية التعاقدات الخاصة للمجموعات مع إمكانية وضع نسب خصم خاصة لتلك المجموعات.
  • إمكانية تحويل التسكين من نظام يومي إلي نظام شهري مع تغير سعر اليوم حسب الاتفاق مع العميل.
  • إمكانية عمل حجز لأي غرفة بغض النظر إذا كانت في تلك اللحظة مشغولة واظهار تنبيه بحالة الغرفة ورسالة تذكيرية بوجود حجز باسم العميل وتاريخ الحجز.
  • تنظيم عقود الإيجار وتشمل المعلومات التفصيلية عن الغرفة أو الجناح المؤجر ومعلومات عن النزيل / المستاجر ومدة الإيجار، مع جدولة للدفعات بشكل منتظم أو حسب خطة مخصصة.
  • إمكانية تنقل النزيل من غرفة إلي أخرى مع أخذ فارق الأجر بعين الاعتبار.
  • إمكانية تجديد العقد بشكل تلقائي وإنهائه بشكل يدوي. وحساب المبالغ المترتبة في حال تأخر إخلاء الغرفة.
  • إمكانية توليد آلي لنص عقد الإيجار بناءً على نماذج يتم إعدادها مسبقاً.
  • طرق السداد نقداً، آجل أو من خلال بطاقة الائتمان ( فيزا – ماستر كارد – أمريكان اكسبريس الخ...)

5- أرشفة وثائق النزلاء:

 

  • إنشاء بطاقات كاملة عن معلومات النزلاء / المستأجرين ويشمل الاسم والجنسية وسجل الأحداث الخاصة وتاريخ الميلاد وأرقام الهواتف وتسجيل تفضيلات العميل ومعلومات الجواز السفر ويتضمن البرنامج نظام أرشفة متكامل لوثائق النزلاء يمكن ربطه بماسح آلي (سكانر) لحفظ الوثائق الكترونياً ويمكن إضافة عدد غير محدد من أنواع الوثائق لكل نزيل وحسب الحاجة.

6- المحاسبة :

 

  • إصدار سندات القبض والصرف وإيداعات البنوك وطباعتها.
  • يحتوي البرنامج على سند كمبيالة لتوقيع وإدخال بصمة المستأجر عند عدم دفع كل ما يستحق عليه عند تصفية العقد.
  • إمكانية إضافة أي خدمة لحساب العميل نقداً أو على الحساب (مطعم، مغسلة، الخ...).
  • ربط جميع الشقق والغرف بمراكز كلفة لمعرفة أرباح و خسائر لكل شقة.
  • توليد القيود المحاسبية بشكل آلي لجميع العمليات المالية وترحيلها للحسابات.
  • تقارير محاسبية شاملة إجمالية أو حسب فرع معين (دفتر أستاذ، ميزان مراجعة، الأرباح والخسائر، الميزانية).
  • مقارنة المصروفات مع الإيرادات. ومعرفة أرباح وخسائر الشقق أو الغرف المؤجرة.
  • التعامل بعدة عملات وإضافة عدد غير محدد من العملات ويتم استخدامها في إيجار الشقق.
  • وجود خيار ضمن إعدادات النظام لتثبيت تاريخ معين لضمان عدم التعديل أو الحذف على البيانات.

7- العهد ومتابعتها:

 

  • يمكن تعريف أنواع عهد غير محددة (نقدية وعينية).
  • ربط كل عهدة علي حدا بموظف معين.
  • إعداد تقارير عن العهد وأماكن تواجدها وتاريخ استحقاقها.

8- التنبيهات و رسائل التذكير:

 

  • تنبيه عن الشيكات المستحقة قبل عدة أيام من تاريخ استحقاقها ويقوم بتحديدها المستخدم.
  • تنبيه عن عقود الإيجار التي اقترب انتهائها قبل عدد من الأيام محدد من تاريخ الانتهاء.
  • تنبيه عن جميع الشقق التي انتهت مدة إيجارها ولم يتم إنهاؤها يدويا (إخلاء الشقة) أو تجديدها.

9- التقارير وإعدادها:

 

لما كان الهدف الأساسي من البرنامج هو الحصول علي التقارير بكل يسر وسهولة وسرعة فقد تم تزويده بتقارير متعددة ومتنوعة مدعومة بالرسوم البيانية ليتم تقديم هذه البيانات للإدارة بجميع مستوياتها ويمكن إضافة تقارير خاصة تبعاً لطلب العميل ويمكن كذلك تصدير التقارير علي برامج ( Microsoft word, Excel) وكذلك إرسال ايميل بشكل فوري وفيما يلي بعضاً من هذه التقارير:

  • تقرير كامل عن جميع الشيكات المقبوضة والمدفوعة والمحصلة والغير محصلة والمرتجعة والمظهرة ( المجيرة ).
  • تقرير عن أرباح ايجار الشقق.
  • تقرير شامل عن الشقق أو الغرف المؤجرة وغير المؤجرة، المحجوزة وغير المحجوزة.
  • تقرير عن تبديلات أسعار تأجير الغرف أو الأجنحة.
  • تقرير عن الإيرادات المحققة لفترة معينة من عقود الإيجار.
  • تقرير عن جميع الشقق التي قارب ايجارها على الإنتهاء.
  • تقرير عن الشقق التي انتهى عقدها ولم يتم إخلاؤها بعد.
  • تقرير عن الغرف التي تم تجديد عقدها.
  • تقرير عن حالة الشقة (مشغولة، تحت الصيانة، تحت التنظيف).
  • مطابقة بناء يظهر فيه شقق الفندق أو الشقق المفروشة كاملة المؤجرة منها والغير مؤجرة مع أسماء المستأجرين ويحسب بشكل تلقائي المبالغ المستحقة للمستثمر ويقوم بإنهاء جميع العقود ويقوم بتظهير الشيكات (تجيرها) للمستثمر بشكل تلقائي.
  • إمكانية تصميم الفواتير على الفاست ريبورت.

10 -الصلاحيات وأمن البيانات:

 

نظام إدارة مستخدمين متقدم يسمح بإضافة عدد لا محدود من المستخدمين و كلمة مرور لكل شخص، و تحديد صلاحيات الدخول و الوصول للمعلومات و تعديلها على مستوى كل مستخدم. كما يمكن تحديد التقارير التي يستطيع كل مستخدم فتحها بشكل مستقل عن الأخر، عدا عن ذلك يمكن تحديد إمكانية إضافة أو تعديل أو حذف أي بطاقة داخل قاعدة البيانات.