الارشفة وإدخال البيانات

الارشفة وإدخال البيانات

خطوات تحويل إرشيف رقمي إلي أرشيف إلكتروني

مقدمة عامة عن الأرشفة الإلكترونية

المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي الى أرشيف الكتروني

المرحلة التخطيطية وتشمل :
1. مرحلة المسح والدراسة.
2. مرحلة التحليل .
3. بناء وإعتماد خطط الحفظ والإتلاف وتشمل التعشيب والحفظ الورقي الدائم والتصوير الضوئي.
4. إختيار البرمجيات والأجهزة الملائمة.

المرحلة التنفيذية وتشمل :
1. مرحلة تحضير الوثائق والملفات.
2. مرحلة التصوير الضوئي .
3. مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة.
4. مرحلة الفهرسة .
5. مرحلة إعادة الملفات .

الخطوات أو المراحل التنفيذيــــة

    1. مرحلة تحضير الوثائق والملفات ( تعشيب الملف ) .
      • - إستبعاد الأوراق المكررة والتي لن يتم أرشفتها .
      • - تصوير بعض الوثائق القديمة يدويا حتى نستطيع تصويرها ضوئيا .
      • - إزالة الدبابيس الموجودة على الوثائق .
      • - فصل الأوراق الى مجموعات حسب الحجم أو التي تحتوي على ألوان أو التي تحوي بيانات على الوجهين ، الخ- وضع علامات مميزة على الوثائق لتسهيل عملية تجميعها كما كانت قبل التصوير الضوئي.
    1. مرحلة التصوير الضوئي
      • تتم عملية التصوير الضوئي للوثائق التي تم تحضيرها سابقا بواسطة أجهزة المسح الضوئي المناسبة لحجم الوثيقة و وضوحها، و عملية التصوير الضوئي هي الخطوة الأولى لتحويل الملفات الورقية إلى ملفات إلكترونية يتم تخزينها علي أجهزة الحاسب الآلي.كما لابد من التركيز على الأجهزة المطلوبة للتخزين، نوع الملف الإلكتروني ،إستخدام خاصية ضغط الملفات ، صلاحيات الإطلاع والتغيير ، الخ
    1. مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة
      • هي مرحلة تتم بالتوازي مع عملية التصوير الضوئي حيث يقوم الموظف الذي يصور الملفات ضوئيا أو أي موظف آخر تكون مهمته مراقبة الجودة بالتدقيق علي الملفات المصورة ضوئيا و مقارنتها بالأصل للتأكد من وضوحها و جودتها و عدم ضياع أي معلومة قد تحتويها الوثيقة .
    1. مرحلة الفهرســة
      • هي مرحلة إدخال البيانات و الفهارس المتعلقة بالملفات و الأوراق التي يتم تصويرها، و يمكن أن تتم هذه العملية أتوماتيكيا عن طريق استخدام Bar Codes بواسطة بعض البرمجيات التي تتعرف علي Bar Codes أثناء عملية التصوير الضوئي و من ثم تقوم بربط الملفات مباشرة مع البيانات الخاصة بها التي يتم إدخالها بقاعدة البيانات المستخدمة.
    1. مرحلة إعادة الملفات
      • في هذه المرحلة يتم إعادة الملفات إلى حالتها الأصلية حيث يتم ترتيب الأوراق داخل الملف كما كانت سابقا و إعادة تدبيس الأوراق التي تم فكها.
        خطوات تقليل الأوراق في بيئة العمل اليومية
يجب القيام بعمل مشاريع تقلل من حجم الأوراق المستخدمة بالدائرة وذلك عبر تفعيل الشبكة الداخلية والبريد الإلكتروني .
فعلى سبيل المثال :-
- يجب وضع آليات لتبادل المراسلات داخل المؤسسة الكترونيا .
- يجب توزيع التشريعات الكترونيا .
- إستلام المخططات النهائية من المقاولين والإستشاريين الكترونيا .

هذه المشاريع سوف تقوم بتقليل حجم وكمية الأوراق التي سوف تصب في النهاية في أراشيف الدائرة

 

لماذا تحتاج الارشفة الالكترونية

 

1- توفير المساحات المكتبية التي تستهلك وتستغل في تخزين الوثائق والملفات الورقية .

2- توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الوثائق الاصلية لأي تلف نتيجة تعرضها للعوامل البيئية والجوية المختلفة او الحرائق او السرقة او الضياع اوغيرها حيث ننصح بان تكون النسخ الاضافية (الالكترونية ) بعيدة عن الموقع الذي توجد فيه النسخة الأصلية تلافياً للحالات التي تم ذكرها آنفاً.

3- سهولة استرجاع واستدعاء الوثائق والملفات المطلوبة باستخدام طرق ووسائل برمجية متعددة البحث مع الامكانية المتطورة في عملية البحث .

4- سهولة التبادل للوثائق والمعلومات بين داخل وخارج مؤسسات الشركة بعيدا عن حملها وتعرضها للسرقة والفقدان والتلف .

5- يمكن استخدام برامج الكترونية تتيح للاشخاص الأطلاع على الوثائق والمعلومات لأكثر من شخص وبنفس الوقت كما هو الحال في المكتبة الألكترونية (قيد الأنشاء ) المستخدمة في قسم المعلومات .

6- امكانية الحذف والأضافة للوثائق المتكررة والمفقودة .

7- التقليل من التكاليف في الورق والجهد والوقت في عمليات الطباعة والاستنساخ اثناء تداولها .

8- توحيد المعايير فيالتعامل مع الوثائق وذلكبالربط بين المعلومات في أكثر من قاعدة معلومات سواء داخلالمؤسسة الأم أو خارجها.

9- الرفع من أداءالمؤسسات الحكومية وكذلك مؤسسات القطاع الخاص والتقليل من الأخطاء ومخالفة الأنظمة.

 

خدمة ارشفة

نقدم لك العرض التالي

يسر الشركة الوطنية لتقنية المعلومات
أن تقدم لكم الحل الأمثل لتحويل الملفات والمجلدات الورقية إلى أرشيف الكتروني
نقدم لك
1 ـ فريق مختص في مجال الارشفة (مهمته ارشفة الملفات وادخالها)
2 ـ برنامج بحث واستعلام يقدم مجاناً
3 ـ نسخة قاعدة بيانات SQL Server مجاناً
4 ـ لابتوب مجاناً يحتوي الارشيف كامل
لتواصل والاستفسار : 0532594583